7 formas en que los administradores pueden ayudar a proteger cuentas contra el phishing en G Suite

Trabajamos duro para ayudar a proteger su empresa contra los ataques de phishing-desde el aprendizaje de máquinas, a la construcción de características para detectar ataques previamente no vistos. Mientras bloqueamos tantos ataques externos como podamos, seguimos construyendo y ofreciendo características diseñadas para capacitar a los administradores de TI para desarrollar fuertes defensas internas contra el phishing. Aquí hay siete cosas que recomendamos que los administradores hagan en G Suite para proteger mejor los datos de los empleados.

1. Hacer cumplir la verificación en dos pasos

La verificación en dos pasos (2SV) es una de las mejores maneras de impedir que alguien acceda a su cuenta, aunque roben su contraseña. En G Suite, los administradores tienen la capacidad de aplicar la verificación en dos pasos . 2SV puede reducir el riesgo de ataques exitosos de phishing pidiendo a los empleados pruebas adicionales de identidad  cuando se inicien. Esto puede ser en forma de mensajes telefónicos , llamadas de voz, notificaciones de aplicaciones móviles y mucho más.

G Suite también admite claves de seguridad administradas por el usuario, autenticadores de hardware fáciles de usar. Los administradores pueden optar por aplicar el uso de claves de seguridad para ayudar a reducir el riesgo de que las credenciales robadas se utilicen para comprometer una cuenta. La clave envía una firma cifrada y sólo funciona con sitios autorizados. Las claves de seguridad se pueden implementar, supervisar y administrar directamente desde la Consola del administrador.

2. Implementación de la extensión de Alerta de contraseña para Chrome

La extensión de contraseña de Alerta de cromo comprueba cada página visitada por los usuarios para ver si esa página se está haciendo pasar por la página de inicio de sesión de Google y notifica a los administradores si los usuarios introducen sus credenciales de G en cualquier lugar que no sea la página de inicio de sesión de Google .

Los administradores pueden imponer el despliegue de la extensión de Chrome Alertade la Consola de administración de Google (Administración de dispositivos> Administración de aplicaciones> Alerta de contraseña). Simplemente inicie sesión y comience. Debe comprobar “Forzar la instalación” en “Configuración de usuario” y “Configuración de sesión pública”.

Los administradores también pueden activar la auditoría de alertas de contraseña, enviar alertas por correo electrónico y aplicar una política de cambio de contraseña cuando las credenciales de G Suite se han utilizado en un sitio web no fidedigno, como un sitio de suplantación de identidad.

3. Permitir que sólo aplicaciones de confianza accedan a sus datos

Aproveche las listas blancas de aplicaciones de OAuth para especificar qué aplicaciones pueden acceder a los datos de G Suite de sus usuarios. Con esta configuración, los usuarios pueden conceder acceso a los datos de sus aplicaciones de G Suite únicamente a las aplicaciones de la lista blanca. Esto evita que las aplicaciones maliciosas engañen a los usuarios para que concedan accidentalmente acceso no autorizado. Las aplicaciones pueden aparecer en la lista blanca de los administradores en la Consola del administrador bajo Permisos de la API de G Suite .

4. Publique una política DMARC para su organización

Para ayudar a su empresa a evitar daños a su reputación por los ataques de phishingy los imitadores, G Suite sigue el estándar DMARC . DMARC habilita a los propietarios de dominios para decidir cómo Gmail y otros proveedores de correo electrónico participantes manejan mensajes de correo electrónico no autenticados procedentes de su dominio. Al definir una política y activar la firma de correo electrónico DKIM , puede asegurarse de que los correos electrónicos que afirman ser de su organización, son en realidad de usted.

5. Desactivar el acceso de terceros al cliente de correo electrónico para aquellos que no lo necesitan

Los clientes de Gmail ( Android , iOS , Web ) aprovechan la Navegación segura de Google para incorporar medidas de seguridad contra el phishing tales como deshabilitar enlaces sospechosos y archivos adjuntos y mostrar advertencias a los usuarios para disuadirlos de hacer clic en enlaces sospechosos.

Al optar por deshabilitar POP e IMAP , Google Sync y G Suite Sync para Microsoft Outlook , los administradores pueden garantizar que una parte significativa de los usuarios de G Suite solo utilice clientes de Gmail y se beneficie de las protecciones de phishing integradas que proporcionan. Entre las medidas adicionales se incluyen la habilitación de las listas blancas de aplicaciones de OAuth para bloquear clientes de terceros como se sugirió anteriormente en el blog.

Nota: todos los clientes de correo electrónico de terceros, incluidos los clientes de correo móviles nativos, dejarán de funcionar si se implementan las medidas descritas anteriormente.

6. Anime a su equipo para prestar atención a las advertencias de respuesta externos

De manera predeterminada, los clientes de Gmail ( Android , Web ) advertir a los usuarios G suite si están respondiendo a mensajes de correo electrónico enviados desde fuera de su dominio por alguien que no interactúan regularmente con, o desde alguien no en sus contactos. Esto ayuda a las empresas a protegerse contra los correos electrónicos forjados, de los actores maliciosos o simplemente errores de usuario antiguos como enviar un correo electrónico al contacto incorrecto. Eduque a sus empleados a buscar estas advertencias y tenga cuidado antes de responder a remitentes no reconocidos. Los avisos de respuesta externa no deseados se controlan desde el control de la Consola del administrador en la configuración de “Gmail avanzado” .

7. Imponga el uso de perfiles de trabajo de Android

Los perfiles de trabajo le permiten separar las aplicaciones de su organización de las aplicaciones personales, manteniendo los datos personales y corporativos separados. Mediante el uso de la gestión de dispositivos integrada en G Suite para reforzar el uso de perfiles de trabajo, puede incluir en una lista blanca las aplicaciones que acceden a datos corporativos y bloquean la instalación de aplicaciones de fuentes desconocidas. Ahora tiene el control completo sobre qué aplicaciones tienen acceso a sus datos corporativos.

Estos pasos pueden ayudarle a mejorar la postura de seguridad de su organización ya volverse más resistente a ataques de phishing. Obtenga más información en gsuite.google.com/security o regístrese en nuestro seminario web de seguridad el 20 de septiembre de 2017, que incluye una nueva investigación de seguridad de Forrester y una demostración sobre cómo la nube puede ayudar a combatir eficazmente las amenazas cibernéticas.

Lanzamiento de archivos de Drive a todos los clientes de G Suite

Actualización: verás la configuración en la Consola de administración de Drive File Stream (que se encuentra en Apps> G Suite> Drive y Docs> Data Access).

Drive File Stream se activará para todos los clientes, pero solo mostraremos vínculos de descarga en la interfaz de Drive si actualmente los muestra para Copia de seguridad y sincronización / Google Drive para Mac / PC. Para obtener más información sobre cómo activar o desactivar la secuencia de archivos de Drive en su dominio, consulte el Centro de ayuda .

Con este lanzamiento, Google Drive para Mac / PC está oficialmente obsoleto. Ya no se admitirá a partir del 11 de diciembre de 2017, y se cerrará completamente el 12 de marzo de 2018. Le recomendamos que utilice el flujo de archivos de Drive. Como alternativa o además de instalar Drive File Stream, puede actualizar a la nueva versión de Drive for Mac / PC, denominada Copia de seguridad y sincronización .

Algunas cosas importantes a tener en cuenta:

En octubre, los usuarios de Drive for Mac / PC pueden comenzar a ver mensajes en el producto notificándoles que Drive for Mac / PC se va.
Si un usuario está ejecutando Stream de archivos de unidad y Copia de seguridad y sincronización en la misma máquina, se le pedirá que deje de sincronizar My Drive con Copia de seguridad y sincronización para ahorrar espacio en disco.
Los editores de Team Drive no podrán editar sus archivos de Team Drive cuando se abran en la secuencia de archivos de Drive; sólo podrán verlos. Para editar estos archivos, tendrán que abrirlos en Drive en la Web.

Diga adiós a la demorada sincronización de archivos y cualquier preocupación sobre el espacio en disco. Con Drive File Stream, todos sus archivos están siempre listos para usted y sus colegas.

Incorporar sitios web como iframes en los nuevos sitios de Google

Quieres mejores formas de agregar contenido a los nuevos sitios de Google. Hoy lo estamos haciendo más fácil. Adelante, puede integrar una página web completa como un iframe en un nuevo sitio de Google. Esto le permitirá extraer contenido de otros sitios web y herramientas de Google como Apps Script , Data Studio y App Maker , ahorrándole la molestia de duplicar y actualizar esa información en su página. Simplemente seleccione “Incrustar URL” en el menú Insertar. Tenga en cuenta que esto sólo funcionará si la página web que está intentando agregar permite incrustación.

Busca de forma más intuitiva el procesamiento del lenguaje natural en Google Cloud Search

A principios de este año, hemos lanzado Google Cloud búsqueda , una nueva herramienta suite G que utiliza la máquina de aprendizaje para ayudar a las organizaciones a encontrar y acceder a información rápidamente.

Al igual que en la Búsqueda de Google, que le permite realizar búsquedas de forma natural e intuitiva, queremos facilitarle la búsqueda de información en el lugar de trabajo utilizando el lenguaje cotidiano. Según la investigación de Gartner, para 2018, el 30 por ciento o más de las consultas de búsqueda de la empresa comenzarán con un “qué”, “quién”, “cómo” o “cuándo”. *

Hoy, (PNL) en Cloud Search para que pueda rastrear información, como documentos, presentaciones o detalles de reuniones, rápidamente.

Encuentre información rápidamente con la Búsqueda en la nube

Si está buscando un Documento de Google, es más probable que recuerde quién lo compartió con usted que el nombre exacto de un archivo. Ahora, puede utilizar la tecnología NLP, una forma intuitiva de buscar, para encontrar información rápidamente en Cloud Search.

Escriba consultas en Cloud Search utilizando un lenguaje natural y cotidiano. Haga preguntas como “Docs compartidos por Mary”, “¿Quién es el gerente de Bob?” O “¿Qué necesita mi atención?” Y Cloud Search le mostrará tarjetas de respuesta con información relevante.

Además del procesamiento del lenguaje natural, los usuarios de Cloud Search podrán ver el contenido de los nuevos sitios de Google en sus resultados de Cloud Search.

Tener acceso a la información más rápido puede ayudarle a tomar decisiones mejores y más rápidas en el lugar de trabajo. Si su organización se ejecuta en la edición de G Suite Business o Enterprise, comience a utilizar Cloud Search ahora . Si eres nuevo en Cloud Search, aprende más en nuestro sitio web o echa un vistazo a este video  para verlo en acción.

Buscar en los nuevos sitios de Google

Recientemente, hemos facilitado la creación de contenido en los nuevos sitios de Google. Ahora estamos haciendo más fácil encontrar contenido en esos sitios. Avanzando, los usuarios pueden simplemente hacer clic en la lupa en la esquina superior derecha de su pantalla y buscar en un sitio completo.

Además, los usuarios de Google Cloud Search podrán ver el contenido de los nuevos sitios de Google en sus resultados de búsqueda en la nube.

Adición de diez aplicaciones de terceros al catálogo de aplicaciones SSO preintegradas de G Suite

Single-Sign-On (SSO) permite a los usuarios acceder a sus aplicaciones cloud empresariales -incluyendo a los administradores que se conectan a la Consola del administrador- mediante la firma de una sola vez para todos los servicios. Google soporta los dos estándares de Enterprise SSO más populares, OpenID Connect y SAML. Hay más de 800 aplicaciones con compatibilidad SSO preintegrada en nuestro catálogo de aplicaciones de terceros, y constantemente añadimos más.

Hoy añadimos la integración de SAML para diez aplicaciones adicionales: BambooHR, ClearSlide, Domo, Egnyte, Directorio Federado, Servidor HipChat, Samanage, Autenticación de Identidad de Plataforma SAP, Prueba de Usuario y Workfront.

Puede encontrar nuestra lista completa de aplicaciones preintegradas, así como instrucciones para instalarlas, en el Centro de ayuda .

Tenga en cuenta que, aparte de las aplicaciones SAML preintegradas, G Suite también admite la instalación de “Aplicaciones SAML personalizadas”, lo que significa que los administradores pueden instalar cualquier aplicación de terceros compatible con SAML. La ventaja de una aplicación pre-integrada es que la instalación es mucho más fácil. Puede obtener más información sobre la instalación de aplicaciones SAML personalizadas en este artículo del Centro de asistencia .

Herramientas de la consola de administración para administrar mejor los eventos de Google Calendar de antiguos empleados.

Administrar la propiedad de los eventos del calendario de un ex empleado y asegurar que los recursos del calendario no permanezcan reservados por sus eventos obsoletos son tareas desafiantes para los administradores. Cuando un empleado deja una organización, puede eliminar su cuenta o suspenderla por un período de tiempo antes de eliminarla.

Hoy presentamos un nuevo conjunto de herramientas para ayudar a los administradores a administrar eventos de calendario de antiguos empleados, lo que le ayudará a optimizar los flujos de trabajo de salida de empleados de su empresa.

Cuando elimina un usuario, puede elegir transferir sus eventos futuros a un nuevo propietario y, opcionalmente, liberar los recursos que ocupan estos eventos. Esto asegura la continuidad de los eventos programados con un empleado activo que puede continuar gestionándolos. Puede cambiar la propiedad de los eventos de un empleado mediante el flujo de eliminación de usuarios , accediendo a Apps> G Suite> Calendario> Administrar datos de usuario oa través de la API de transferencia de datos

Si decide no transferir eventos al eliminar el usuario, se recomienda que elija Calendario para cancelar automáticamente eventos futuros para todos los empleados eliminados, 21 días después de la eliminación. Esto asegurará que no queden eventos futuros no gestionados en los calendarios de invitados y recursos. Para activar la cancelación automática, vaya a Apps> G Suite> Calendario> Administrar datos de usuario .

En cualquier otro momento (por ejemplo, después de la suspensión de un usuario), puede iniciar manualmente la transferencia de eventos, la cancelación de eventos o la liberación de recursos de eventos futuros, navegando a Apps> G Suite> Calendario> Administrar datos de usuario .

Presente como un profesional: nuevas actualizaciones en diapositivas diseñadas para que se vea bien

Como herramienta de presentación de Google Apps, Google Slides ya viene equipado con funciones de colaboración en tiempo real. A partir de hoy, estamos introduciendo nuevas funciones robustas para ayudarlo a usted ya su equipo a ganar ese tono, clavar la presentación del cliente y obtener el respaldo de nuevas ideas, todo ello ahorrando tiempo valioso.

Vea las últimas actualizaciones de Slides, incluidas las nuevas integraciones de G Suite, las aplicaciones de socios y las opciones de personalización.

Capturar ideas en Keep, llevarlas a la vida en Slides

Construimos Keep para ayudarte a capturar y organizar fácilmente ideas. Hoy en día, puede utilizar una nueva integración de arrastrar y soltar entre Keep y Slides para transformar estas ideas en acción. Simplemente seleccione las notas de Keep (oclasifique con #labels ) y arrástrelos en diapositivas. Cuando añada una nota de Keep a su presentación, Slides agregará automáticamente un título y una descripción para usted.

La Oficina de Tecnología de la Información del Estado de Colorado utiliza la nueva integración de Keep and Slides para realizar un seguimiento de los números de población en diferentes agencias y reportarlos a su equipo. En lugar de cavar a través de mensajes de correo electrónico y Docs para rastrear cifras, el equipo guarda las estadísticas para Mantener y las arrastra en diapositivas para presentar.

Omitir actualizaciones manuales, utilizar diapositivas vinculadas

Ya sea que esté tratando de preparar varias presentaciones de clientes o de asegurarse de que los datos estén actualizados, copiar repetidamente diapositivas de una presentación a otra es una pérdida de tiempo importante. Ahora, puedes vincular y sincronizar diapositivas de varias presentaciones con un clic. De esta manera, puede mantener una sola fuente de verdad y actualizar fácilmente diapositivas vinculadas para que coincidan con la fuente, como para las revisiones de negocios trimestrales o presentaciones de empresa.

Sriram Iyer, Director Senior de Gestión de Productos de Salesforce Sales Cloud, se complace en utilizar la nueva característica de incrustación de diapositivas para optimizar los flujos de trabajo de sus equipos. Dice Iyer, “En Salesforce, utilizamos Google Slides para presentaciones internas y de cliente. La función de diapositivas vinculadas nos ayudará a mantener las presentaciones actualizadas. ”

Nos preguntó, actualizamos

Nuestros clientes también pidieron características adicionales en Diapositivas. Escuchamos esas peticiones y ahora usted puede:

Insertar diagramas o visualizaciones listas para usar. Esto es ideal para cuando es necesario compartir cronogramas, procesos o jerarquías.
Seleccione Vista de cuadrícula para ver todos los diapositivas de una vez como miniaturas. Esto le ayuda a reorganizar o cambiar fácilmente formatos de diapositivas múltiples.
Adapte las presentaciones a diferentes audiencias con la función Saltar diapositivas . Ahora puede optar por omitir las diapositivas seleccionadas sin borrarlas por completo cuando se presente desde su teléfono o portátil.

Pruebe estas actualizaciones de funciones y cree mejores presentaciones.

Pruebe nuevos complementos, configure sus diapositivas

Estamos mejorando constantemente las diapositivas para proporcionar herramientas robustas para compartir ideas. Hoy, traemos complementos a diapositivas. Para iniciarlo, presentamos siete integraciones, diseñadas para aportar la experiencia de compañías como Adobe y Shutterstock, en Slides.

Utilice estas nuevas y ricas integraciones para ayudarle a crear presentaciones más potentes, ya sea que desee agregar imágenes con sangrado completo, utilice herramientas avanzadas de edición de imágenes o incluya diagramas creados en programas fuera de G Suite.

Busque y añada imágenes de Adobe Stock , directamente en Diapositivas.

Puede utilizar el add-on Adobe Stockpara crear presentaciones visualmente impresionantes en diapositivas. Los equipos pueden buscar, previsualizar y comprar imágenes de Adobe Stock de forma transparente sin salir de Slides. A través del complemento, los equipos también pueden usar Adobe Stock Visual Search para encontrar imágenes de stock relevantes con una imagen cargada (en comparación con una búsqueda de texto).

Utilice el complemento Editor de Shutterstock para agregar y personalizar fotos dentro de Diapositivas.

Con el complemento Shutterstock , los equipos pueden navegar por la biblioteca completa de Shutterstock de imágenes libres de derechos, y firmar en Shutterstock para licenciar el contenido, directamente en diapositivas. Seleccione una imagen y, a continuación, aplique opciones de personalización como filtros, texto, logotipos y más.

Los equipos pueden beneficiarse de capacidades aún más potentes en Slides con complementos adicionales de Balsamiq , Lucidchart , Pear Deck , Noun Project y Unsplash . Pulse “Complementos” en la barra de menús de Diapositivas para comenzar.

Además, a partir de hoy, puedes vincular complementos con plantillas en Diapositivas, tal como se puede hacer en Documentos y Hojas de cálculo . Tenga en cuenta que los complementos sólo funcionarán si están habilitados para su dominio y las plantillas emparejadas con complementos cumplirán con las mismas opciones de la consola de administración que todas las demás plantillas. Estas plantillas estarán disponibles en inglés solamente.

Personalizar diapositivas, automatizar los flujos de trabajo con Apps Script Script de aplicaciones

La misma tecnología que potencia los complementos, puede transformar la forma de trabajar. Apps Script para diapositivas permite a sus equipos crear y modificar secuencias de diapositivas mediante programación y personalizar los menús, cuadros de diálogo y barras laterales en la interfaz de usuario.

¿Así que cuál es el problema? Apps Script ofrece increíbles posibilidades para mejorar los flujos de trabajo de su equipo. Los equipos de ventas pueden utilizar Google Apps Script paraextraer automáticamente información de las bases de datos de hojas de cálculo para crear plantillas personalizadas de tono de cliente y plantillas. Los equipos de marketing pueden alojar activos internos en una barra lateral personalizada de Slides para facilitar el acceso a los logotipos y archivos que usan con mayor frecuencia.

Para obtener más información sobre cómo automatizar sus flujos de trabajo con Google Apps Script, consulte esta publicación .

Presente con confianza usando diapositivas .

NOTA: Todas las funciones anteriores se lanzan sólo en la Web, con la excepción de la función Omitir diapositiva, que también está disponible en dispositivos Android y iOS.

Utiliza Google Drive y la aplicación Archivos para organizar contenido en tu dispositivo iOS 11

Con Google Drive, puede acceder y editar sus archivos a través de los dispositivos y plataformas en los que trabaja. La nueva aplicación de Archivos para iOS 11 reúne archivos y documentos almacenados en su dispositivo iOS y en la nube a través de varias aplicaciones y servicios. Hoy anunciamos la integración completa de la aplicación Drive con la aplicación Archivos en dispositivos que ejecutan iOS 11.

Con la última versión de la aplicación Drive instalada, puedes acceder fácilmente y administrar documentos y fotos almacenados en Drive simplemente abriendo la aplicación Archivos en tu dispositivo iOS. Si tienes aplicaciones de Documentos, Hojas de cálculo o Diapositivas de Google instaladas, pulsando en cualquier documento, hoja de cálculo o presentación de Google en la aplicación Archivos, se abrirá la aplicación del editor de Google asociado. También puede aprovechar las nuevas funciones de iOS 11, como arrastrar y soltar archivos entre aplicaciones y carpetas en la aplicación de archivos.