Lanzamiento Destacado: Unidades de Equipo.

Trabajo colaborativo y seguro en la nube.

Lo más nuevo de G Suite Marzo 2017 : La mayoría de las soluciones de almacenamiento de archivos no están diseñadas para administrar la gran cantidad de archivos que actualmente se crean y se comparten en la nube, ya que se diseñaron originalmente para las personas y no para los equipos. Con esta cantidad de datos compartidos, los administradores necesitan mayor control para preservar la seguridad de los datos y los equipos necesitan sentirse a gusto cuando trabajan juntos. Las unidades de equipo les ofrecen a las empresas la seguridad, la estructura y la facilidad de uso que necesitan, ya que  simplifican las siguientes tareas:

• Agregar miembros nuevos al equipo. Puede administrar a los miembros del equipo de forma individual o con Grupos de Google, y otorgarles acceso instantáneo a las unidades de equipo relevantes.
• Realizar un seguimiento de los archivos cuando un miembro del equipo abandona la empresa.
  Las unidades de equipo le pertenecen de forma conjunta al equipo, es decir, todo lo que se agregue a las unidades de equipo se mantendrá ahí, independientemente de quién se incorpore o se vaya.
• Comprender y administrar los permisos de uso compartido. Los miembros del equipo ven automáticamente los mismos archivos, independientemente de quién los agregue o reorganice.
  Para administrar los permisos de uso compartido, también puede establecer restricciones para editar, comentar, reorganizar o borrar los archivos.
• Administrar y ver las unidades de equipo como administrador. Los administradores pueden ver as unidades de equipo por un usuario y agregar nuevos miembros en caso de ser necesario.

“Las unidades de equipo también incrementan la velocidad con que los miembros nuevos se incorporan al equipo y comienzan a cumplir sus funciones con efectividad”, afirma McKim.

Las unidades de equipo ahora están disponibles, en general, para todos los clientes de G Suite Business, Education y Enterprise.

Información adicional para los administradores de G Suite.

Lo más nuevo de G Suite Marzo 2017 Para que los miembros de su organización puedan crear unidades de equipo, deberá habilitar la creación de las unidades en la Consola del administrador (Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración de uso compartido > Creación de unidades de equipo). Podrá habilitar la creación de unidades de equipo para todo el dominio o para unidades organizativas específicas. Le recomendamos usar esta opción a fin de que pueda implementar las unidades de equipo para sus usuarios de la forma que resulte más conveniente para su organización.
Si inhabilita la creación de unidades de equipo, pero permite que los usuarios reciban archivos ajenos a su organización, estos usuarios aún se podrán agregar a las unidades de equipo que hayan creado los usuarios de otras organizaciones. Además, podrán ver esas unidades de equipo en Drive y acceder a los archivos que contengan.

NOTA: Planeamos habilitar automáticamente la creación de unidades de equipo para todos los clientes aptos de G Suite a partir del 1 de enero de 2018. Le informaremos sobre este cambio con anticipación. Para obtener más información sobre las unidades de equipo, consulte el Centro de ayuda:

• Cómo configurar las unidades de equipo para su organización
• Cómo administrar las unidades de equipo
• Cómo compartir archivos con las unidades de equipo
• Centro de aprendizaje de G Suite: Drive

Trabaje en cualquier lugar.

Acceso rápido para equipos: Aproveche su contenido al máximo con la inteligencia artificial

Novedades: Logró migrar todos sus datos a la nube. Ya es hora de que la tecnología de la nube trabaje para usted. Con este lanzamiento, Acceso rápido de Drive ahora funciona con las unidades de equipo en los dispositivos iOS y Android, y próximamente estará disponible en la Web.

Acceso rápido cuenta con la tecnología de la inteligencia artificial de Google, la misma tecnología que se usa en las Respuestas inteligentes de Gmail y en la función Explorar de Hojas de cálculo de Google. Por ese motivo, los equipos pueden ahorrar tiempo y tomar decisiones más inteligentes, ya que los conocimientos adecuados estarán disponibles para los empleados correctos en el momento correcto. Acceso rápido predice y muestra los archivos en función de los siguientes factores:

• Las personas con las que los archivos específicos se comparten con mayor frecuencia.
• El momento en que se realizan las reuniones relevantes.
• Los archivos que se utilizan en determinados momentos del día.
• Y muchos factores más.

Calendario en el iPad: Diseñado para las empresas

Novedades: Ya sea que tenga una reunión tras otra o que esté en camino a encontrarse con un cliente, su calendario debe trabajar para usted en cualquier lugar y momento.
Es por ello que, con este lanzamiento, presentamos Calendario de Google para el iPad.

Lo más nuevo de G Suite Marzo 2017 La nueva aplicación ofrece todas las funciones de Calendario que conoce y que tanto le gustan, pero ahora están optimizadas para el iPad. Utilice las funciones de Calendario que cuentan con la tecnología de la inteligencia artificial para realizar las siguientes tareas:

• Buscar un horario y reservar una sala de reuniones: Reúna a todo el equipo con mayor rapidez.
  Con la programación inteligente, Calendario sugiere horarios y salas de reuniones libres en función de la disponibilidad y las preferencias de su equipo.
• Fijar metas y alcanzarlas: Agregue una meta para que Calendario programe un horario de forma inteligente a fin de que usted pueda alcanzar ese objetivo.

Además, la Búsqueda de Spotlight le permite explorar fácilmente su Calendario desde la pantalla principal del iPad. Manténgase atento, ya que presentaremos más actualizaciones, como un widget de la vista “Hoy” que lanzaremos a la brevedad para que pueda ver fácilmente sus próximos eventos en el Centro de notificaciones y en modo de pantalla bloqueada.

Descargue hoy mismo la aplicación de Calendario para el iPad.

Trabaje en equipo

Novedades: Meet de Hangouts es una nueva experiencia de videoconferencias con una sola meta: facilitar el proceso de unirse a las reuniones para que las personas puedan ser tan productivas como cuando se reúnen cara a cara. Los clientes nos enviaban constantemente diferentes formas en que podíamos mejorar Hangouts, como facilitar el trabajo con los clientes externos o reducir a cero el “tiempo de inicio” de las reuniones. Por ese motivo, diPosibilidad de iniciar sus reuniones con un solo clic: Conozca Meet de Hangouts.señamos Meet de Hangouts para poder administrar a los participantes de forma inteligente y tener una interfaz ligera y rápida.

Con Meet, resulta fácil realizar videoconferencias con 30 personas sin que se produzcan problemas.

Simplemente inicie sus reuniones con un vínculo compartido, ya que no se necesitan cuentas, complementos, descargas ni complicaciones. Meet ofrece un lugar al que todos pueden unirse desde Calendario, una invitación de correo electrónico o un elemento compartido específico. Si accede telefónicamente desde una sala de reuniones, una laptop o la aplicación exclusiva para dispositivos móviles, solo tiene que hacer unos pocos clics para poder participar.
Braintree, un servicio de PayPal, comenzó a usar Meet de Hangouts hace tres meses para conectar a los empleados que están en diferentes salas de directivos, salas de reuniones, oficinas y espacios de reunión. Lo más nuevo de G Suite Marzo 2017

“Según la primera experiencia que tuvimos con esta herramienta, podemos afirmar que Meet de Hangouts
es uno de los sistemas de videoconferencia más sencillos que utilizamos”, afirma Jerome Knapp, gerente
de Administración de Sistemas de Braintree. “Ya sea que desee iniciar una reunión o compartir un documento
desde la Web, las invitaciones del calendario o las salas de reuniones requieren un solo clic. Este producto
es un antídoto contra la fatiga que generaban las videoconferencias, que impedía que los usuarios y los
ejecutivos aprovecharan al máximo otros sistemas”.

Con Meet, las presentaciones nativas en pantalla completa facilitan la exposición de los proyectos de su equipo. Además, dado que Meet se integra directamente con G Suite, la información que necesita sobre cada reunión se extrae automáticamente de Calendario. Para nuestros clientes de G Suite Enterprise, cada reunión viene con un número telefónico de acceso exclusivo que permite que los miembros del equipo que estén sobre la marcha puedan sentirse conectados y productivos en las reuniones a pesar de los problemas de datos o Wi-Fi.

Comience a usar Meet

Si es administrador de G Suite, puede habilitar Meet para unidades organizativas específicas o para todo su dominio.

• Para brindarles acceso a Meet a los usuarios de su dominio, consulte este artículo del Centro de ayuda para administradores.
• También puede compartir el Centro de aprendizaje de Meet de Hangouts con sus empleados a fin de ayudarlos a que se familiaricen con la nueva experiencia de videoconferencias.

Dado que Meet se lanzó de forma predeterminada como una opción desactivada para los usuarios existentes de Hangouts, usted tiene la flexibilidad y el control necesarios para planificar y coordinar la implementación de Meet con su equipo y sus usuarios.

Fácil de usar

Envío y solicitud de dinero con la aplicación de Gmail para Android

Novedades: Con Gmail, ya puede compartir fotos y archivos esté donde esté de forma confiable y segura. Ahora también puede compartir dinero. Ya sea que divida la cuenta de una cena o planifique un viaje en grupo, ahora tiene una forma de calcular los detalles y arreglar cuentas sin pagar ningún tipo de tarifa ni salir de la aplicación de Gmail para Android, del mismo modo en que ya podía hacerlo en la Web. Además, puede intercambiar dinero con cualquier persona y no solo con quienes tengan direcciones de Gmail.

Para los administradores:

• Por el momento, esta función solo está disponible en EE.UU., ya sea que use Gmail en la Web o en la aplicación para Android.
• Si no desea que sus usuarios envíen dinero desde las cuentas de Google, puede inhabilitar Google Payments en la Consola del administrador.

Mejora de los archivos adjuntos de video en Gmail con transmisión de video por Internet.

Novedades: Implementamos una mejora en la calidad de vida de los usuarios de Gmail para computadoras de escritorio que simplifica y agiliza la vista previa de los archivos adjuntos de video en Gmail. Antes, para ver un archivo adjunto de video en Gmail, debía descargarlo en su computadora y abrirlo con un reproductor de medios. Con este lanzamiento, cuando abra un correo electrónico con archivos adjuntos de video, verá las miniaturas de estos videos y podrá transmitirlos directamente desde Gmail.
Esta función utiliza la misma infraestructura de Google que usan YouTube, Google Drive y otras aplicaciones de transmisión de video por Internet, de modo que la reproducción de los videos tiene una calidad y una disponibilidad óptimas. Si tiene aplicaciones que también se beneficiarían de la integración de transmisión de videos, consulte las Soluciones de medios de Google Cloud Platform.

Reemplazo de minúsculas por MAYÚSCULAS y más funciones en Documentos de Google.

Novedades: Reemplazar las minúsculas por mayúsculas en un fragmento de texto extenso o un título particularmente largo puede ser una tarea engorrosa. El proceso opuesto (reemplazar mayúsculas por minúsculas) también es una pérdida de tiempo. Con este lanzamiento, simplificamos y agilizamos estas tareas en Documentos de Google en la Web.
A partir de hoy, simplemente debe elegir “Mayúsculas” en el menú “Formato” de Documentos y seleccionar una de las siguientes opciones:

• minúsculas: Reemplaza todas las letras de la selección por minúsculas.
• MAYÚSCULAS: Reemplaza todas las letras de la selección por mayúsculas.
• Mayúsculas Iniciales: Reemplaza la primera letra de cada palabra de la selección por mayúsculas.

Es así de sencillo. Al igual que otros lanzamientos recientes en Documentos, esta función permite dedicar menos tiempo al formato y más tiempo a los aspectos importantes, como las estrategias, la colaboración y el desarrollo de ideas nuevas.

Consulte el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo editar un documento y darle formato.

Preparado para los negocios

Mensajes de advertencia sobre periféricos no compatibles con Chromebox para reuniones

Novedades: Puede resultar difícil administrar una implementación grande de Chromebox para reuniones.
Para garantizar que los usuarios finales tengan la mejor experiencia posible, los administradores realizan constantemente controles manuales en las salas de reuniones a fin de corroborar que los periféricos (como la cámara, el micrófono y el altavoz) estén conectados y funcionen correctamente. Con el lanzamiento de la supervisión del estado de los periféricos, los administradores pueden determinar si los periféricos funcionan directamente desde la Consola del administrador.

Esta información está disponible en la Consola del administrador en Administración de dispositivos > Dispositivos Chrome para reuniones > Ver y administrar los dispositivos Chrome para reuniones. En esta sección, seleccione el dispositivo específico en cuestión. En la pantalla del dispositivo, aparecerá un conjunto de iconos que indican el estado de los periféricos:

Si el ícono está inhabilitado, significa que el periférico no está en línea.

Para obtener más información sobre los periféricos compatibles, la supervisión del estado de los periféricos, el estado del dispositivo y el diagnóstico, consulte el Centro de ayuda.

Recepción de correos electrónicos de hasta 50 MB en Gmail

Novedades: El envío y la recepción de archivos adjuntos son una parte importante del intercambio de correos electrónicos. Si bien Google Drive ofrece una forma conveniente de compartir archivos de cualquier tamaño, a veces es necesario recibir archivos grandes directamente adjuntos a los correos electrónicos. Por eso, con este lanzamiento, podrá recibir correos electrónicos de hasta 50 MB de forma directa.

Nota: Los límites de tamaño para el envío siguen siendo los mismos (25 MB). Sin embargo, al igual que siempre, puede usar Google Drive para enviar archivos adjuntos más grandes.

Obtenga más información sobre los límites de recepción  en el Centro de ayuda.

Novedades de Google Vault: Compatibilidad total con Drive, las unidades de equipo y Grupos

Novedades: Google Vault ayuda a su organización a cumplir con las obligaciones legales, ya que permite administrar los datos de G Suite de sus empleados por motivos de cumplimiento y detección electrónica. Con este lanzamiento, agregamos una nueva función clave en Vault, que incluye compatibilidad total con Drive, las unidades de equipo recientemente lanzadas y Grupos de Google.

Establezca políticas de retención para Google Drive, incluidas las unidades de equipo.

Lo más nuevo de G Suite Marzo 2017 Ahora, los administradores de G Suite no solo podrán realizar búsquedas en los archivos de Drive de los empleados y exportarlos, sino que también podrán establecer políticas de retención para administrar el ciclo de vida de los archivos en Mi unidad y en las unidades de equipo recientemente lanzadas, independientemente de que sean o no archivos de Google (siempre y cuando pertenezcan a los miembros de su dominio).
Al igual que con el correo, la norma predeterminada se aplicará a todos los usuarios de su dominio. Puede establecer una política de retención indefinida (es decir, que los archivos nunca se eliminen definitivamente) o elegir que los archivos se eliminen de forma definitiva al final de un período específico. Esta norma predeterminada se puede aplicar a todos los archivos o solo a los archivos que borren los usuarios.

También podrá establecer normas de retención personalizadas para unidades organizativas (OU) específicas o para las unidades de equipo. Al igual que con el correo, las normas personalizadas anulan la norma predeterminada y, si se aplican varias normas personalizadas a un mismo archivo, prevalecerá la norma con el período más largo. Las normas personalizadas se pueden aplicar a todos los archivos o solo a los archivos que borren los usuarios.

A diferencia de lo que sucede con el correo, no podrá orientar las normas de retención personalizadas de Drive con plazos específicos.

Conserve los archivos de Google Drive por cuestiones legales

Además de establecer políticas de retención, ahora podrá conservar los archivos de Google Drive y de las unidades de equipo de sus empleados por cuestiones legales, ya sea que se trate de archivos de Google o no (siempre y cuando pertenezcan a los miembros de su dominio). De esta manera, se conservarán todos los archivos que el usuario posea o que se hayan compartido con él, independientemente de que el usuario en cuestión borre los archivos. Si un usuario al que se le aplicó esta medida borra un archivo, ese archivo aparecerá como borrado por el usuario, pero estará disponible en Vault hasta que se quite la conservación.
Recuerde que la conservación de materiales por litigio siempre prevalecerá ante las normas de retención.
Tenga en cuenta que las funciones de política de retención y conservación de materiales por litigio aún no están disponibles para la Apps Script.

Exporte los archivos de Google Drive en un momento determinado

Ahora, Vault también le permite exportar las revisiones de los archivos de Drive y de las unidades de equipo de sus empleados en un momento específico (esta función se aplica a los archivos de Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos). Para ello, simplemente especifique la fecha de la versión deseada en el formulario de búsqueda.

Tenga en cuenta que esta función aún no está disponible en Formularios de Google, Apps Script ni ningún tipo de documento ajeno a Google.

Utilice Vault para Grupos de Google

Por último, Vault ahora funciona con Grupos, por lo que puede realizar búsquedas en el contenido de Grupos de sus empleados, exportar ese contenido, conservarlo por cuestiones legales o aplicarle políticas de retención. Grupos se puede usar para las listas de correo electrónico, los foros y las bandejas de entrada compartidas o colaborativas. Además, ahora puede aplicar los mismos programas de retención y detección electrónica que utiliza en Gmail para el contenido almacenado en los archivos de Grupos.

Visite el Centro de ayuda de Vault para obtener más información sobre cómo la compatibilidad de Vault con Drive, las unidades de equipo y Grupos puede ayudar a su organización a cumplir con sus obligaciones legales y sus necesidades de archivo.

Vault está disponible para las ediciones de G Suite Business, Enterprise y Education, como también para los usuarios de G Suite Basic que tienen licencias de Vault complementarias.

Mayor seguridad y facilidad de uso con el Complemento de Google Drive para Microsoft Office

Novedades: Realizamos algunos cambios en el Complemento de Google Drive para Microsoft Office a fin de que sea más seguro y fácil de usar. En particular, se actualizó el flujo de autenticación del complemento como parte del esfuerzo que realiza Google por modernizar las interacciones de OAuth en las aplicaciones nativas. El nuevo flujo de autenticación requiere que los usuarios se autentiquen mediante el navegador predeterminado de sus sistemas y no mediante los navegadores incorporados conocidos como “vistas web”. El 14 de marzo, comenzamos a actualizar todos los complementos de forma automática. Si inhabilitó Google Actualización o instaló el Complemento de Google Drive en un entorno que no permite las actualizaciones automáticas, descargue la última versión del complemento (1.7.17.0) y, luego, impleméntela.

Nota: Debe realizar la actualización a la versión 1.7.17.0 antes del 20 de abril de 2017. A partir de esa fecha, no podrá acceder a las versiones anteriores del complemento.

Nuevos privilegios de administrador de Calendario disponibles en la Consola del administrador.

Novedades: Con este lanzamiento, agregamos los privilegios de administrador de “Calendario” y “Recursos de Calendario” a fin de ofrecerles a los administradores avanzados de G Suite un mayor control sobre la forma en que otorgan acceso a la sección “Configuración de Calendario” de la Consola del administrador. Los administradores avanzados pueden delegar la administración de algunas secciones de la Consola del administrador. Para ello, deben asignarles a sus usuarios funciones de administrador personalizadas o del sistema. Con esta actualización, ahora puede asignarles a los administradores los nuevos privilegios de “Recursos de Calendario” o “Calendario” a fin de delegar la administración completa de las secciones “Recursos de Calendario” (útil para los gerentes de instalaciones) o “Configuración de Calendario”.

La asignación de estos privilegios otorga acceso a las secciones correspondientes de la aplicación de la Consola del administrador y a la API de Directorio. Esta asignación no habilitará la administración de los calendarios de recursos o usuarios por medio de la aplicación de Calendario de Google ni la API de Calendario.

Consulte el Centro de ayuda para obtener más información sobre las definiciones de los privilegios de administrador.

Posibilidad de que los usuarios de G Suite cambien el nombre de sus Llaves de seguridad

Novedades: Las Llaves de seguridad son un método de verificación en dos pasos (2SV) para acceder a las cuentas de G Suite que ayuda a proteger a los usuarios de los intentos de suplantación de identidad (phishing). Con este lanzamiento, los usuarios que tienen varias Llaves de seguridad pueden cambiar los nombres de esas llaves para facilitar la administración. Esta era una función muy solicitada por los power users, por lo que nos complace mucho presentarla. Para aprovechar esta función, los usuarios que ya agregaron Llaves de seguridad pueden dirigirse a la  configuración de la Verificación en dos pasos.

Para obtener más información sobre todas las ofertas de seguridad de G Suite, consulte aquí la página de Seguridad y privacidad de G Suite actualizada recientemente.

Aprovisionamiento automático de los usuarios para Box Enterprise y Salesforce Sandbox

Novedades: En septiembre del año pasado, anunciamos que se puede aprovisionar automáticamente a los usuarios para aplicaciones de terceros como Salesforce, Slack y Workplace by Facebook. Cuando se habilita el aprovisionamiento automático para una aplicación de terceros compatible, todos los usuarios creados, modificados o borrados de G Suite se agregan, editan o borran automáticamente en esa aplicación de terceros.
En función de los excelentes comentarios que recibimos de los administradores que utilizaron esta función, decidimos agregar la compatibilidad con el aprovisionamiento automático de los usuarios a más aplicaciones.
Luego de este lanzamiento, agregaremos dos aplicaciones compatibles más al aprovisionamiento automatizado de los usuarios de terceros: Box Enterprise y Salesforce Sandbox. Los clientes que estén suscritos a las ediciones de G Suite Business y G Suite Enterprise podrán habilitar el aprovisionamiento de los usuarios en todas las aplicaciones compatibles. Los clientes de G Suite Basic pueden configurar el aprovisionamiento automático para un máximo de tres aplicaciones de la lista de aplicaciones compatibles.

Para obtener detalles específicos sobre cómo configurar el aprovisionamiento automático, consulte el Centro de ayuda.