Introducción
Eres nuevo o haz oido sobre las Intranets web, qué son? En resumen son una página web sólo para los ojos de las personas en tu negocio, tal vez hasta colaboradores externos con el negocio y proveedores, con el objetivo de evitar errores, mejorar la comunicación y ahorrar dinero, que en muchos casos puede ser mucho dinero.

0. Ahorros de dinero
La principal razón es por los ahorros indirectos constantes en dinero. Lo que cuesta arrancar una Intranet y mantenerla funcionando es insignificante a un lado del dinero ahorrado, aunque como la gente no lo ve directamente depositado en sus cuentas bancarias, por eso lo llamamos ahorro indirecto. Este dinero ahorrado es principalmente en sueldos del personal, ya que al montar una Intranet correctamente ayuda a mantener sólo el personal necesario (definiendo en documentos las responsabilidades y tareas de cada persona y cada puesto), teniendo al personal a su máxima ocupación (llevando bitácoras de actividades, calendarios y listados de tareas), y usando su tiempo sólo en tareas y actividades que efectivamente ayudan al ciclo económico de la empresa (y evitando empleen su tiempo en tareas repetitivas que ya fueron detectadas y automatizadas en la Intranet). Siendo que los sueldos son en casi todas las empresas, una inversión fija alta, y si con una Intranet puede eficientizarse el recurso humano a su máximo potencial, se evitarán contrataciones innecesarias derivadas de improductividad, se podrá poner a la gente a trabajar en lo que realmente importa. Aunque también y en muchos casos hay ahorros directos en llamadas telefónicas, papelería, entre otros, el más importante es en la hora hombre y sólo este justifica ya la inversión en la Intranet. Jamás he visto una Intranet web que se haya hecho bien obviamente, que no se haya pagado sola en los primeros meses y no haya sorprendido especialmente al área gerencial y de dirección de la empresa por sus resultados.

1. Empleados productivos y proactivos hacía lo importante
Como vimos en el punto anterior, el empleado va a ser más productivo ya que hará las tareas que se le tienen designadas. Porqué lo hará? Siendo que en la página web interna o Intranet web, todos en la empresa pueden consultar sus propias responsabilidades y las de los demás, ésto sirve como una policía interna muy eficaz, ya que alguien puede exigirle a otro lo que le corresponde, debido a que se encuentra bien establecido en las reglas del juego. Otra forma de ver que esto se cumpla es haciendo que la comunicación oficial pase también por la Intranet, así se podrá monitorear, de las tareas principales del negocio, por manos de quien pasa, cuánto tiempo les toma, hasta la finalización de la tarea.

2. Confiar en puestos funcionales y no en personas
Posiblemente el riesgo más grande es el de confiar en personas, las cuales son vulnerables, emocionales y mortales. Cuando se crean puestos funcionales, los cuales están bien definidas sus responsabilidades y su rol en la empresa en documentos, y el conocimiento y experiencia que va adquiriendo se documenta correctamente, y el entrenamiento para este puesto se puede plasmar casi en su mayoría en videos y manuales, y finalmente las tareas principales que actualmente tiene también están centralizadas a través de la Intranet web, se puede crear un puesto funcional, el cual puede estar atendido por distintas personas con una curva de aprendizaje corta. He visto como casi cada empresa poco organizada suda la dependencia de personas sin las cuales la empresa estaría en graves problemas, y cómo sufren la falta de estas personas, un vendedor estrella, gente de operaciones, el gerente general y hasta el presidente fundador, el director y el consejo, todos son puestos funcionales los cuales bien definidos, aminoran los riesgos de las empresas a sufrir y hasta desaparecer, a veces de un día para otro, por la falta de esta documentación y automatización de información clave: la cual además de estar en la mente de las personas, deben estar plasmadas en dichos documentos y aplicaciones.

3. Organización diaria u orden operativo
La idea global de la Intranet web es simple: tener orden en procedimientos, puestos e información a nivel global de la empresa. Si sólo se enfocara en eso, ya es mejor que tener nada, pero en el orden diario o el orden operativo se logra que el día a día esté también documentado y controlado. Dependiendo de la empresa, si es de proyectos y la operación es la realización de los mismos sería clave tener un calendario priorizado de actividades de los proyectos y un calendario de lo que realmente se hizo, y si es una empresa de comercialización el flujo desde la venta, surtir el pedido, y hasta la encuesta de recepción de dicho pedido lo que tendría que pasar por la Intranet web para que cada paso quede registrado, con fecha y hora, status y notas de quien lo atendió, y con focos rojos de alertas por email en caso que algo no esté bien o a tiempo. Estos son ejemplos, sin embargo, al tener la operación del negocio automatizado, también dará orden, productividad y detección pronta de fallas, e igualmente que el punto anterior, si algunos actores del negocio se ausentan, ya no se depende de sus memorias para seguir operando, es necesaria sólo una curva pequeña de aprendizaje para aprender a usar el sistema de Intranet web y seguir operando. Cada empresa se maneja diferente, he visto desde listados de tareas por departamento y por persona, listas de objetivos por tiempo, minutas de juntas con resoluciones pendientes, automatización de “paso por paso” en actividades operativas; todas muy buenas para lograr cubrir este punto, y sujeto a la apreciación de cada empresa de cada giro.

4. Automatización de comunicación interna
Aunque este punto se pudiera ver como el punto anterior, quiero sólo centrarlo a la comunicación interna o entre departamentos que NO se involucra a la parte operativa o a la actividad central de entrega de productos, servicios, o lo que haga la empresa. Ejemplos de esto es cuando una persona de un puesto de la empresa, o a veces proveedores externos y contratistas, desean solicitar un préstamo, pedir permiso para salir de vacaciones o ausentarse, poner una queja, poner una alerta contra algún empleado, etc. Cualquier comunicación interna en la que igualmente se puede enviar un email o llamar por teléfono o ir a su lugar y decirlo pero que se desea tener un registro almacenado del mismo, o se quiere monitorear, o requiere de pasos y autorizaciones, son mejores en la Intranet web que fuera debido a las obvias facilidades para supervisar y guardar estas comunicaciones. Así si la parte que recibe las solicitudes tiene el deber de responder en determinado tiempo, y no se está cumpliendo, se puede saber y hacer lo correspondiente, algo difícil de arreglar cuando la queja inicia con “pues fui a su lugar y le dije que…” ésto solo acabará en la palabra de alguien contra la de otro. Además es algunas ocasiones es muy útil ir al pasado a buscar determinada fecha, persona o situación para la resolución de problemas laborales, legales o con clientes.

5. Estar preparados para crecer y encoger
Al tener la Intranet web bien implantada, se está listo para cualquier cosa, buena y mala. Buena porque a veces las buenas noticias representan retos de orden, en caso que una empresa crezca sin orden, se caerá en contrataciones de pánico y por supuesto de más, por lo que caerá la empresa en gastos recurrentes que pudieron haberse evitado. En caso de malas noticias, que algún factor externo haga que la empresa se encoga, se tienen las herramientas para hacerlos ajustes necesarios en personal, y actividades, gastando lo menos posible.

Conclusión
Tener una Intranet en web es escencial, igual o más escencial que tener una página web. Dependiendo de cada empresa puede residir en servidor local solamente (para que no sea accesible por Internet) o tenerla publicada para que cualquier empleado, desde donde esté pueda operar y comunicarse. Entre el ahorro de dinero, el aumento en la productividad de las personas, crear puestos funcionales para no depender de personas y hacer que la comunicación clave “pase” a través del teléfono virtual de la Intranet, se logran empresas ganadoras y preparadas para cualquier cosa, buena y mala.

Te Escuchamos

    Tu Nombre *

    Tu Email *

    Teléfonos

    Mensaje

    Quienes han confiado en nosotros