Como funciona Google Drive

(servicio incluído en Gmail y Google Apps)

Objetivo
Como funciona Google Drive . Explicar cómo funciona y opera Google Drive, de forma práctica y resumida desde el punto de vista de un integrador de Google Drive en diversas empresas y personas.

Introducción
Google Drive maneja tus archivos personales, documentos de trabajo, personales y compartidos, es una de las apps o aplicaciones del servicio de Google Apps que entre otros está el correo electrónico de Gmail, Google Calendar, Youtube, etc. los cuales se integran al mismo login de usuario de un usuario de correo de Google, ya sea en gmail.com o bajo su propio dominio en Google Apps.

Archivos de oficina en la nube por Google
En Google Drive se pueden crear, abrir, descargar, archivos almacenados en Internet (en la nube) que pueden ser de uso propio y/o colaborativo en tiempo real con otras personas de los siguientes tipos:
1. Documents (procesador de palabra como Word): Por ejemplo para redactar un memo, un documento, una carta.
2. Spreadsheets (hojas de cálculo como Excel): Por ejemplo para llevar un estado de resultados, gráficas de ventas, administración de datos ordenados en formato de tablas.
3. Presentation (presentaciones como PowerPoint): Por ejemplo para hacer presentaciones con diapositivas con plantillas prediseñadas, de forma rápida para hacer una exposición laboral o estudiantil.
4. Form (formulario de llenado): Por ejemplo, que hagas una encuesta a tus clientes, les pases una liga y te llenen el formulario. Las respuestas de tus clientes se guardarán en un Spreadsheet de Google para tu procesamiento y almacenamiento.
5. Drawing (dibujo tipo Paint): Por ejemplo algún diagrama, imagen, botón, algo que pudieras dibujar en un papel pero te gustaría dibujarlo en digital.

La gran ventaja de usar Google Drive es que es por Internet, todo se almacena en los servidores de Google por lo que no te preocupas por respaldos, y los documentos son compartibles con cualquier persona, ya sea para ver y/o editarlos hasta de forma simultánea y con chat y comentarios integrados.

Archivos de oficina de otros programas
Google Drive tiene su programa para instalarse en tu computadora PC, y MAC, y también sincronizar tus archivos de oficina, puede ser de Office o cualquier otro programa, y te los sincroniza o respalda hacía tu carpeta de Google Drive en Internet. Gran herramienta de respaldo, si tu cambias alguno de tus archivos, éste se actualiza el mismo día hacía Internet, dejándote tranquilo en el tema de respaldos.

También si estás de viaje, fuera de tu oficina, etc, es sólo cuestión que entres a tu cuenta de Gmail o Google Apps de tu propio dominio, abras sesión y entres a “Google Drive” y podrás abrir, visualizar, descargar, etc. tus archivos de oficina aunque sean de otros programas, desde donde estés.

Archivos personales
Cualquier otro archivo que tengas personal, .zips, .exes, archivos de programas, respaldos, fotos, etc. puedes ponerlas en tu carpeta de Google Drive de tu computadora (Una vez instalando el programa de Google Drive, descargable en gmail.com). Y listo! Disfruta de tener tus archivos respaldados siempre, y accesibles desde cualquier parte.

Cuánto espacio tengo
En Gmail personal osea si tu correo es @gmail.com, se te da actualmente 15GB totales para entre correos, archivos personales. Para Google Apps empresarial o educativo, son 30GB por email. De ahí hay planes, que con costo extra puedes llegar a tener cubierto cualquier espacio que requiera el usuario. Si es Gmail, puedes pagarlo con tu tarjeta de crédito en línea este espacio extra, si eres de Google Apps, tu partner de Google Apps (Como eprojects.mx) puede activarte este espacio por ti.
Toma en cuenta que si aprovechas lo siguientes puntos, éstos NO te quitan espacio de almacenamiento, o es ilimitado, por lo que es buena ventaja: – Uses los documentos de Google Drive incluidos, osea si quieres crear un documento créalo en el formato de Google Drive (Documento, hoja de cálculo, presentación). – También puedes subir y convertir tus documentos actuales de Office y Open Office a formato de Google Drive (al subirlos tiene la opción de conversión, muy visible y fácil de activar) y así ya no te ocupan espacio en disco. – Si tienes fotografías que quieres respaldar, en vez de subirlos en Google Drive, súbelos en Google+, también hay un programa descargable que instalas en tu computadora, y te respalda cualquier cantidad de fotos y videos que tengas, y siempre y cuando elijas la calidad “estándard” que está bastante decente, no te cuesta ni ocupa espacio! Por lo que pueden ser muchos GB y respaldarlos en Google+, la cual está ligada a tu cuenta de Gmail, como todos los más de 130 servicios que están ligados a tu misma cuenta de correo de Google.

Ventajas
– No dependes de una computadora, ya que todo lo tienes en tu cuenta de correo en Internet.
– Puedes tener y usar múltiples computadoras y todo se sincroniza bien.
– Hay apps de Google Drive, Google Docs, Google Sheets para tener en tu celular y tablet tus documentos, editables y visibles en todo momento.
– Las otras ventajas de Google Apps y Gmail de tener tus correos en la nube, tus contactos del celular respaldados, tu agenda en tus dispositivos móviles sincronizada, tus canales de youtube, picasa, etc.
– Para Gmail personal es gratis, para Google Apps es accesible por $50 dólares al año por correo.

Como lo empiezo a usar
1. Abre una cuenta de Gmail en gmail.com o una de Google Apps directo en la página de google.com/a o con tu Partner autorizado (Ejemplo: eprojects.mx)
2. Una vez que abras sesión con tu correo y contraseña, en la parte superior tendrás un ícono de 6 cuadritos, al darle click aparece el ícono de “Drive”, dale un click. Si no puedes verlo, una vez que inicies sesión en tu correo es sólo cuestión de entrar a drive.google.com
3. Ahí puedes crear un documento, subir documentos de tu computadora, y aparece un link para descargar el programa para computadora y puedas comenzar a sincronizar.

Cómo funciona el Google Drive para PC / Mac
1. Descarga el aplicativo de drive.google.com e instálalo en tu computadora.
2. Te pedirá los datos de tu cuenta para sincronizar, estos son tu correo y password.
3. Te asignará una carpeta en tu computadora a la cual llamará “Google Drive”, y un aspecto importante es que debe ser una carpeta nueva y vacía, no podrá ser una existente y con archivos.
4. Ahora ya concluiste la instalación, todo lo que copies, arrastres o dejes en tu carpeta de “Google Drive” se subirá a Internet a tu Google Drive. Toma en cuenta que si son muchos archivos o tienen mucho peso, pueden tardarse varios días en subirse, lo cual también depende de la velocidad de Internet en la que esté conectada esa computadora.
5. En tu PC siempre aparecerá el ícono de Google Drive en la barra de tareas, y de ahí podrás accesar a las configuraciones, y con esto estás seguro que tus archivos están constantemente siendo actualizados o sincronizados.

Conclusión
Google ofrece una forma confiable y con grandes ventajas para que tengas tu cuenta de correo con ellas, ya sea personal o de trabajo, y almacenes todo en la nube, y estés listo para el mundo colaborativo de trabajo que Internet ofrece. No importa dónde estés, o con quien debas colaborar, esto es sólo una de las partes de la superficie de los servicios de Google, y que con el camino descubrirás muchos más servicios de productividad y eficiencia para tu día a día. Para más información de contratar Google Apps, contáctanos en www.eprojects.mx