Ventajas de tener un sistema de help desk para mejorar el servicio al cliente

Introducción
Ventajas de un Help Desk . Este artículo trata de cómo mejorar el servicio a clientes a través de las ventajas de software de help desk o mesa de ayuda. La finalidad es dar un mejor servicio al cliente y tener tanto a clientes como usuarios más contentos, y ésto se logrará automatizando el proceso de servicio.

Sistematizando
Es cierto que puedes dar servicio a tus clientes y usuarios sin un sistema, así ha funcionado por toda la era de la humanidad. Las ventajas que se tienen ahora es poder guardar toda comunicación entre el proveedor del servicio o soporte y el cliente o usuario, y la facilidad de búsqueda y supervisión de esta información almacenada en forma digital. En la antigüedad imagina los problemas ocasionados por lo que cada parte podía recordar.

Justificantes de la inversión en software de help desk
Al poder guardar desde el reporte del problema, y cada contestación y cada paso que se da hasta la solución de dicho problema, es fácil decir que la inversión se pagará sola, en ahorro de tiempo del personal. Con pocos cálculos es fácil llegar a un costo por hora de cada persona que atiende clientes externos o usuarios internos. Al hacer las cosas más rápido, se ahorran horas hombre todas las semanas y se depende menos del recurso humano.

Documentación
Si tienes en sistema problemas y soluciones, es fácil crear una base de conocimiento o preguntas y soluciones frecuentes en las cuales tus clientes y usuarios puedan darle solución a su propio problema, imagina cuánto tiempo puede ahorrarte esto al mediano plazo y la alta satisfacción del cliente al encontrar rápidas soluciones a sus problemas.

Tiempo ahorrado
Cuánto tiempo directo pierde tu personal al atender llamadas de clientes sólo para saber cosas? Saber cómo va tal solución a un problema, saber información de cualquier tipo. Si le provees un acceso por tu página web para levantar reportes y ver el status en tiempo real de su problema, tu cliente ahorra tiempo, tú ahorras tiempo en estarle informando. Además indirectamente se ahorran horas hombre del personal que atiende las solicitudes, consultando casos ya cerrados y pudiendo dedicarse a la solución sin interrupciones.

Conclusiones
Tener un sistema de help desk interno, ya sea para dar soporte o servicio a clientes, como para dar servicio interno (soporte, recursos humanos, etc.) te ahorra horas hombre todos los días, haciendo más eficiente al personal que ya tienes y evitando la contratación de nuevos elementos. Tus clientes internos y externos estarán más contentos al recibir un servicio que realmente sea rápido y de buena calidad, ya que éste está monitoreado para garantizarlo. Todo esto no tiene precio a cualquier inversión en la implementación de dicho sistema.

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